Es ist wichtig, Ihre Verfügbarkeit in LatePoint einzustellen. Andernfalls kann es sein, dass Kunden einen Termin bei Ihnen buchen, wenn Sie gar keine Zeit haben.
Im Folgenden werden Ihnen die Möglichkeiten erläutert, wie Sie Ihre Verfügbarkeit in LatePoint innerhalb weniger Minuten ideal einstellen können.
In LatePoint anmelden #
Zunächst melden Sie sich in LatePoint an. Den Link zum Anmelden sollten Sie bereits erhalten haben. Dieser leitet Sie zum Anmeldeformular weiter.
Hier geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und klicken auf “Anmelden”.
Zu Einstellungen navigieren #
Nach der erfolgreichen Anmeldung landen Sie in Ihrem LatePoint Dashboard.
Rufen Sie von hier aus die Einstellungen auf.
Verfügbarkeiten einstellen #
Angekommen in den Einstellungen, scrollen Sie nach unten, bis Sie zu “Agent Schedule” gelangen.
Die Nachricht “This agent is using general schedule which is set in main settings” bedeutet, dass Ihr Administrator bereits einen Bereich ausgewählt hat, in dem Sie verfügbar sind, sodass z.B. nachts keine Termine eingetragen werden können.
Mit einem Klick auf “Set Custom Schedule” können Sie die Zeiten noch weiter anpassen.
Es öffnen sich die Einstellungen, in denen Sie sehen können, zu welchen Zeiten aktuell ein Termin bei Ihnen gebucht werden kann.
Auf der linken Seite können Sie ganze Tage aktivieren bzw. deaktivieren.
Wenn Sie montags z.B. keine Termine haben können, klicken Sie das blaue Kästchen neben dem Wochentag an, damit es grau wird.
So können montags keine Termine bei Ihnen gebucht werden.
Um die Uhrzeiten für einen bestimmten Tag einzustellen, klicken Sie auf den Stift neben der angezeigten Uhrzeit.
Hier haben Sie die Möglichkeit, Start und Endzeit anzupassen.
Klicken Sie hierzu eine der Zeiten an und schreiben Sie die Gewünschte in das Feld.
Wenn Sie eine Pause mit einbauen möchten, fügen Sie eine weitere Arbeitsperiode für diesen Tag hinzu.
Es erscheint ein weiterer Zeitblock, bei dem Sie Start- und Endzeit einstellen können.
So sieht es zum Beispiel mit einer einstündigen Pause aus:
Um den zweiten Zeitblock zu entfernen, klicken Sie einfach das rote Kreuz links an.
Einzelne Tage anpassen #
LatePoint bietet Ihnen die Möglichkeit, Uhrzeiten einzelner Tage oder Zeiträume anzupassen.
Diese Einstellung können Sie unter “Days With Custom Schedule” anpassen.
Mit einem Klick auf “Tag hinzufügen” öffnet sich ein kleiner Kalender.
Klicken Sie auf den Tag, für den Sie individuelle Einstellungen vornehmen möchten.
Hier können Sie nun einen Zeitplan speziell für diesen Tag einrichten.
Einen Zeitraum anpassen #
Um nicht nur einen Tag, sondern einen Zeitraum anzupassen, wählen Sie gleichen Kalender-Fenster “Datumsbereich” im Dropdown-Menü.
So sieht die Ansicht danach aus:
Einen Zeitraum wählen Sie, indem Sie zuerst das Startdatum und anschließend das Enddatum anklicken.
Rechts können Sie dann Ihre Verfügbarkeit in diesem Zeitraum einstellen.
Wenn Sie die Zeiten eingestellt haben, speichern Sie den Zeitplan.
Der individuelle Zeitplan erscheint nun in Ihrer Übersicht.
Urlaub einstellen #
Unter “Holidays & Days Off” können Sie eintragen, wenn Sie im Urlaub sind oder aus anderen Gründen keinen Termin wahrnehmen können.
Um einen Tag bzw. Zeitraum hinzuzufügen, klicken Sie auf “Tag hinzufügen”
Es öffnet sich der gleiche Kalender wie zuvor, bei dem Sie einzelne Tage oder einen Zeitraum auswählen können.
Speichern können Sie mit einem Klick auf “Als freier Tag einstellen”
Dieser erscheint nun wieder in der Übersicht.
